フリーアドレスとは？メリットやデメリット、成功の秘訣を解説 | コラム

近年、固定席ではなくフリーアドレスを導入している企業が増えています。

この記事では、フリーアドレスとは何か、メリット・デメリットや成功の秘訣などを紹介します。

フリーアドレスとは

フリーアドレスは、オフィスの座席が固定されておらず、図書館のように空いている席や好きな席で仕事ができるスタイルのことを指します。

通信技術の発展によって時間や場所を選ばずに働けるようになった昨今、さまざまな業種でフリーアドレスが採用されています。

また、働き方の自由度が高い企業で、フリーアドレスの導入を進めるケースが多い傾向にあります。

フリーアドレスを導入するメリット

オフィスにフリーアドレスを導入するメリットは、以下の通りです。

省スペース化によるコスト削減

フリーアドレスの場合、必ずしも従業員全員分の座席数を用意する必要はありません。

例えば、外回りが多い営業部やテレワークが多い開発部など、従業員全員がそろってオフィス勤務をすることはほとんどないというケースも存在するでしょう。
固定席の場合、使用頻度の有無に関わらず、全員の座席を用意しなければいけません。

しかし、フリーアドレスなら座席数は実態に合わせて用意することが可能です。
限られたオフィス空間を有効活用できるのはもちろん、省スペース化によるコスト削減にもつながります。

部署を越えたコミュニケーションの活性化

固定席オフィスでは、部署ごとに島（シマ）を作るレイアウトが一般的です。
島型のオフィスレイアウトは、部署内でのコミュニケーションが取りやすいなどのメリットがある一方で、他部署との連携が取りにくいなどのデメリットもあります。

一方で、フリーアドレスは、空いている席に従業員が自由に座るというのが基本です。
そのため、自部署だけではなく、他部署の人と近くで仕事をする機会が増え、部署を越えたコミュニケーションが活性化しやすくなります。

部署を越えた交流が行われるようになると、立場の違いによる新たなアイディアが浮かびやすくなる、情報共有がしやすくなるなどのメリットがあり、業務効率化や生産性向上につながる一面もあるようです。

従業員の自律性を高められる

日々、同じような仕事を繰り返していると、自発的に考えて行動する機会がなくなってしまいがちです。

オフィスがフリーアドレスであれば、出社のたびに、まずは「どの席に座るか」を自分で決めなければいけません。

小さなことに見えるかもしれませんが、自ら考えて行動することを習慣化することができます。
継続することで従業員の自律性を高めることにつながるでしょう。

フリーアドレスのデメリットや問題点

フリーアドレスはメリットの多いオフィスの在り方です。
しかし、「フリーアドレスはデメリットしかない」と言う話を耳にしたことがある方もいるのではないでしょうか。

ここからは、フリーアドレスが持つ問題点について紹介します。

メリットもデメリットも理解したうえで、フリーアドレスが自社に合っているかどうかを検討してみてください。

マネジメントがしにくい

従業員が座席を自由に選べるフリーアドレスは、部署を越えたコミュニケーションが取りやすいのがメリットです。しかしその反面、部署内での報連相が上手くいかない、電話や郵便物が取り次ぎにくいなど、業務が滞ってしまう可能性もあるでしょう。

また、誰がどこにいるのか分かりにくく、マネジメントがしにくいというデメリットもあります。

業務に集中しにくい

フリーアドレスを導入すると、仲の良い従業員同士が近くに座り、お喋りをしながら仕事をするという場面も見られます。

静かな環境で集中して仕事に取り組みたい人にとっては、業務に集中しにくくなってしまうかもしれません。

業務上のコミュニケーションが活性化するのは良いことなので、オン・オフをしっかりと切り替えるなど、従業員一人ひとりがモラルのある行動を意識することが重要です。

席が固定化しがち

フリーアドレスの場合、固定席とは違い、PCや文房具などを座席に置きっ放しにすることはできません。個人の所有物は持ち歩く必要があるでしょう。
また、出社する度に席を探さなければならないことを面倒に感じる人もいます。

「文房具の持ち運びが面倒」「毎回席を探すのが大変」などの理由で結局、同じ席に座りがちになるため、フリーアドレスのメリットを活かせなくなるケースも少なくないようです。

フリーアドレスの導入を成功させるには？

フリーアドレスの導入を成功させるには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。
ここからは、フリーアドレス導入のコツを紹介します。

固定席・フリーアドレスを部署ごとに分ける

すべての部署にフリーアドレスが向いているかというと、そうではありません。

例えば、以下のような部署はフリーアドレスが向いています。

会議やミーティング、外出などで離席中の人が多い部署
テレワーク中のメンバーが多い部署
短時間勤務、シフト勤務の人が多い部署

一方で、以下のような部署は固定席のほうが向いているでしょう。

経理、総務、法務などのバックオフィス部門
長時間PCに向かって集中して作業が必要な部署
書類や資料、機材などの保管・使用が必要な部署

部署または職種によって向き不向きがあるので、部署ごとに固定席・フリーアドレスを選べるようにすると良いでしょう。

ハイブリッド勤務を取り入れる

テレワークとともにフリーアドレスを導入し、成功している企業は多いです。

特に、テレワークとオフィスワークの両方の良いところを取り入れたハイブリッド勤務とフリーアドレスは相性が良いと言われています。
ハイブリッド勤務の場合、従業員の人数分の座席数は必要ありません。
そのため、フリーアドレスを取り入れやすく、オフィスのスペースやコストの削減ができるのです。

また、社内のオフィススペースにフリーアドレスを導入するのではなく、コワーキングスペースなど外部のオフィスサービスを活用し、サードプレイスオフィスとして提供するのもおすすめです。
従業員が必要なときにだけオフィスを利用できるようにすれば、オフィス自体を縮小しても利便性は変わらず、コスト削減と従業員満足度の向上の両方を叶えることが可能です。