法人登記のための住所貸しがメインのバーチャルオフィスですが、その住所に来客があった場合、どう対応すれば良いのか気になる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、バーチャルオフィスの来客対応は誰がするのか、失敗しないバーチャルオフィスの選び方や注意点について解説します。
バーチャルオフィスのサービスとは
バーチャルオフィスとは、オフィスに入居せずに住所だけを借りられる「仮想事務所」のことを指します。
法人登記の本店所在地をはじめ、ホームページや名刺に記載する会社の住所を借りられるため、オフィスがなくても事業ができるというメリットがあります。
シェアオフィスやコワーキングスペースとは違い、オフィススペースとしての実態がないのがバーチャルオフィスの特徴です。
しかし、オフィスサービスの運営会社によっては、コワーキングスペースなどの利用ができたり、来客対応や電話対応、郵便・宅配便の受取代行、転送などのサービスを提供してくれるところもあります。
エルクの「バーチャルオフィスメンバープラン」
大阪・堂島のオフィスサービス「WORKING SWITCH ELK（エルク）」でも、バーチャルオフィスメンバープランを設けています。
このプランでは、個室を借りずに法人登記や住所利用ができるのはもちろん、来客対応や郵便物の受取代行などのサービスがご利用いただけます。
また、一般的なバーチャルオフィスとは異なり、エルクのバーチャルオフィスメンバーは、施設内にある無料Wi-Fi完備のコワーキングスペースやフォンブースも利用できるので、仕事場としてもご活用いただけるでしょう。
施設内にある会議室をレンタルして、ゲストを招待することも可能です。 エルクの会議室はモニター・ホワイトボード完備でティーサーブ付きのため、大事な商談にもぜひご活用ください。
バーチャルオフィスの受付や来客対応は誰がする？
住所貸しだけを行う一般的なバーチャルオフィスの場合、来客時の対応方法は、スタッフ常駐の有無によって異なります。
スタッフが常駐している施設の場合は、オプションサービスで受付対応・来客対応を依頼できるケースもあります。
一方で、スタッフは非常駐というバーチャルオフィスも存在します。
スタッフが常駐していないバーチャルオフィスの場合、万が一その住所に来客があっても誰も対応することができません。
顧客の信頼を失ってしまうリスクがあるので、十分注意しておきましょう。
先ほどご紹介したエルクには、コミュニティマネジャーが常駐しています。
受付にてゲストをお迎えし、お取り次ぎをするのはもちろん、会議室をご利用の際はティーサーブも行います。
万が一、突然の来客があった場合も、コミュニティマネジャーがしっかりと対応し、お客様にご連絡いたしますので、安心してお任せください。
バーチャルオフィスを選ぶときのポイント
バーチャルオフィスと一口に言っても、施設ごとにサービスの内容は異なります。
ここからは、バーチャルオフィス選びで失敗しないために注目したいポイントを紹介します。
受付・来客対応の有無
バーチャルオフィスを選ぶときは、受付・来客対応をしてもらえるサービスがあるかをチェックしましょう。
バーチャルオフィスといっても会社の住所としてホームページや名刺に使用していれば、急にゲストが訪れる可能性は十分にあります。
先ほども説明したとおり、受付・来客対応のないバーチャルオフィスではスムーズに取り次ぎができず、ゲストからの信頼を失う可能性もあるでしょう。
積極的な営業活動を行い、事業拡大を目指すなら、受付・来客対応サービスのあるバーチャルオフィスを選ぶのがおすすめです。
会議室の有無
バーチャルオフィスを選ぶときは、施設内に会議室があるかどうかも確認しましょう。
オフィスは必要ないと思っていても、会議や取引先との商談などで会議室が必要となる可能性は十分にあります。
その都度、貸し会議室を探して予約するよりは、必要なときに会議室をレンタルできるバーチャルオフィスを選ぶほうが効率的です。
郵便物・宅配便受取
オフィスを持たずに事業を行う場合、意外と不便に感じるのが郵便物・宅配便などの受取です。
住所貸しのみを行うバーチャルオフィスの場合、会社宛の郵便物等は保管または転送してもらえるケースが多いです。
しかし、重要な書類ほど直接受取が必要なため、タイミングが合わず、なかなか受け取れないということも珍しくありません。
一方で、郵送物・宅配便受取などのサービスがあるバーチャルオフィスなら、受付スタッフが代理で受け取り、保管をしてくれます。
何度も再配達を依頼する必要がなく、確実に受け取ることができるので、非常に便利です。
コワーキングスペースの有無
バーチャルオフィスを選ぶときは、コワーキングスペースの有無も確認しておきましょう。
一般的なバーチャルオフィスは、物理的なワークスペースを持たない仮想事務所なので、仕事場は別に用意しなければいけません。
しかし、エルクのようにコワーキングスペースの利用が可能なバーチャルオフィスであれば、デスクやチェアはもちろん、OA機器やWi-Fi環境もすべて整っています。
自宅とは別に仕事場を持つことで、より集中して取り組めるようになり、オン・オフの切り替えもしやすくなるでしょう。
大阪・堂島のバーチャルオフィスはエルクにご相談ください
法人登記や住所利用ができるバーチャルオフィスは、物理的なオフィスを持たずに法人を設立し、事業を始めたい方にとって便利なサービスです。
しかし、受付・来客対応のない施設では万が一、ゲストが訪れた際の対応に困ってしまいます。
そこで便利なのが、受付・来客対応サービスのあるバーチャルオフィスです。
大阪・堂島にある「WORKING SWITCH ELK（エルク）」では、コミュニティマネジャーによる来客対応はもちろん、郵便物や宅配便の対応なども行っています。
京阪・大阪メトロ御堂筋線淀屋橋駅から徒歩4分という立地で、コワーキングスペースやフォンブース（個室）、会議室なども使用できるので、住所利用に限らず仕事を行う環境としても便利でしょう。
大阪で、バーチャルオフィスの利用を考えている方は、ぜひエルクまでお気軽にお問い合わせください。
