オフィス移転のスケジュール・業務フローが分かる！チェックリストと必要な作業を解説

オフィスや事務所の移転には、新旧オフィスの工事や官公庁への届出など、さまざまな準備と手続きが必要です。
多岐にわたる業務を漏れなく進めるためには、移転に必要なタスクと期限を整理して、「いつまでに、何を終わらせるべきか」全体の流れとスケジュールを把握することが欠かせません。
この記事では、オフィス移転を検討している中小規模の企業のご担当者に向けて、移転に必要な業務や手続きのチェックリストと、それぞれの手続きの期限やスケジュールをご紹介します。オフィスのスムーズな移転に、ぜひお役立てください。

◆オフィス移転でやることチェックリスト

対応時期	現在のオフィスの業務	新オフィスの業務
移転6ヶ月前～	□ 賃貸借契約書の確認 □ 解約予告（退去通知）送付 □ 原状回復条件の確認	□ 移転の目的・条件を決定 □ 物件調査・内覧 □ 賃貸借契約の締結（6ヶ月前～3ヶ月前）
移転5～4ヶ月前	□ 原状回復工事や引っ越し業者の選定、見積り □ オフィス移転の社内通達	□ 新オフィスレイアウトの設計 □ 内装・設備工事の計画、手配 □ 什器や家具等の発注 □ 電話、ネットワーク環境の手配
移転3～2ヶ月前	□ HPの更新準備 □ 挨拶状リストの作成、発注	□ 設備（ガス、水道、電気、空調）の手配
移転後1ヶ月前～直前	□ 不用品の廃棄処分 □ 梱包資材搬入、梱包作業	□ 引越し作業計画打ち合わせ □ 新オフィスの施工検査
移転後	□ 原状回復工事	□ 関係省庁の手続き

移転の準備が始まれば、普段の業務と並行してさまざまな手続きを進めることになります。期間の定められた手続きも多いので、できるだけ余裕を持ったスケジュールで進めることが大切です。

移転6ヶ月前～

☑ 賃貸借契約書の確認と解約予告（退去通知）の送付
一般的に、オフィス物件の解約予告期間は、解約する3ヶ月前から6ヶ月前と定められています。オフィス移転の6ヶ月前には、移転計画と全体的なスケジュールを策定しましょう。

「解約予告期間」とは、現在のオフィスが入居している建物の貸主に、いつまでに解約の意思を伝えるべきか定めた期間です。

物件探しと並行して、現在のオフィスの賃貸借契約書の内容を確認しておきましょう。

原状回復工事は、物件の明け渡し前に完了する必要があります。オフィスの移転が間に合わない場合でも、解約予告を通知した後の取り消しは、原則としてできません（民法540条2項）。

退去時にどこまで原状回復を行うべきかを定めた「原状回復条項」と「特約事項」、工事の費用負担や施工業者選びをどちらが担当するかを定めた「工事区分」で原状回復義務の範囲を確認し、工期を踏まえて解約までのスケジュールを立てましょう。

移転5ヶ月前～4ヶ月前

☑ 内装デザインやレイアウトの作成、内装工事や家具の手配
移転5ヶ月前頃から、新旧オフィスの工事の手配や見積もり依頼が相次いで発生します。抜けや漏れがないよう、チェックリストを確認しながら着実に進めることが大切です。

現在のオフィスの契約で原状回復工事の業者を自分で選ぶ場合は、契約満了日までに工事が完了するよう、余裕をもったスケジュールで見積もりや発注をしておきましょう。

移転先オフィスとの契約が完了したら、執務スペースや会議室、リフレッシュスペースなど詳細なレイアウトを作成し、内装工事の見積もりと発注を行います。
オフィスのレイアウトは作業効率とも大きく関わるため、専門業者と相談しながら進めることをおすすめします。

各種インフラ工事のなかで特に注意したいのが、通信インフラの工事です。インターネット回線の開通工事は申し込みから2ヶ月以上かかるケースもあります。新オフィスの管理会社に工事の許可を取る時間を含め、4～3ヶ月前には発注できると安心です。

移転3ヶ月前～2ヶ月前

☑ 引っ越し業者の選定・移転スケジュールの社内共有・各種印刷物の発注
移転3ヶ月前になると、社内全体で引っ越しに向けた具体的な取り組みが始まります。オフィス移転の3ヶ月前には、引越し当日までの具体的な計画を社内に通達しましょう。

現在のオフィスの家具や什器から、新オフィスに持ち込むものと、廃棄するものを振り分け、新たに必要なオフィス什器や機器がある場合は、早めに手配を行います。

新住所で必要な印刷物の発注もはじまります。直前になって慌てないよう、名刺やパンフレット、案内状の送付先など、必要な印刷物のリストを作成しましょう。

移転の日程が確認したら、取引先への連絡は最優先で対応します。ホームページやSNSを運用している企業は、更新や告知の準備も忘れずに行いましょう。

移転2ヶ月前

☑ 移転先オフィスの電気、LAN工事・不用品の廃棄処分
移転先オフィスの電気・LAN工事は、内装工事が終わった後に行うのが一般的です。内装工事が完了すれば引っ越しの準備も本格化します。効率よく作業を進めるため、担当者を割り振りながら、梱包作業や廃棄物の準備を進めましょう。

移転1ヶ月前～移転当日

☑ 新オフィスの施工検査・梱包、搬出作業
オフィス移転の1ヶ月前～移転当日は、引越し準備や引越し作業を行います。

引越し当日のスケジュールや作業分担は1ヶ月前に確認し、新たに発注したオフィス什器や機器の納品スケジュールも調整しておくようにしましょう。

消防署への届出は、入居前に行うことが原則です。設備やリースの契約変更手続きや、銀行口座・クレジットカードの登録情報、社会保険以外の各種保険の変更など、細かな事務手続きも欠かさず行う必要があります。移転後は期限のある手続きが山積みとなるので、できるものから早めに終わらせることが肝心です。

移転後～旧オフィスの明け渡し

☑ 原状回復工事・関係省庁の手続き
引っ越し後は、古いオフィスの原状回復工事を完了してから明け渡しを行います。

住所変更に伴う各種届出の期限は、オフィス移転後2週間以内に集中しています。

オフィス移転や事務所移転で行う官公庁への届出は、法的な期限が定められているものがほとんどです。
法的義務を伴う手続きは、期限を過ぎると罰則が科されるケースもあります。あらかじめチェックリストを用意して、漏れなく迅速に対応しましょう。

期限の目安	届出先	手続きの内容
移転日から遅滞なく（または一ヶ月以内）	税務署	異動届出書、給与支払事務所等の届出
事実発生から5日以内	年金事務所	健康保険・厚生年金保険の所在地変更
変更日の翌日から10日以内	労働基準監督署	労働保険名称・所在地変更届
変更日の翌日から10日以内	公共職業安定所	雇用保険事業主実態変更届
移転日から2週間以内	法務局	本店（支店）オフィス移転登記

小規模オフィスの移転先ならレンタルオフィスもおすすめです

小規模なオフィスの移転先として、レンタルオフィスやシェアオフィスを活用する企業も増えています。
レンタルオフィスの最大のメリットは、初期費用が安く、すぐに利用できる点です。通勤やビジネスに便利な人気のエリアですぐ移転先が見つかるのも、レンタルオフィスの大きなメリットです。
賃貸オフィスを借りるには、敷金や礼金、仲介手数料のほか、内装工事費や什器購入費など多額の初期投資が必要になります。人気のエリアほど賃料も高く、目ぼしい物件の空きが出るまで待つことも珍しくありません。

一方、レンタルオフィスであれば、デスクやチェア、複合機、ネットワーク回線などビジネスに必要な設備や環境が整ったオフィス空間を、一定の初期費用と月額利用料金だけで利用できます。
ただし、賃貸オフィスと比較した場合、内装の自由度はある程度限られます。オフィスの移転を検討しているエリアで気になるレンタルオフィスを見つけたら、契約前の内覧で、内装や設備をしっかり確認しておきましょう。

大阪・神戸でオフィス移転をご検討の際は、お気軽に「エルク」までご相談ください

大阪や神戸で移転先のオフィスをお探しなら、ぜひお近くのエルクまでご相談ください。 大阪・堂島の「WORKING SWITCH ELK（エルク）OSAKA UMEDA」は、通勤や営業活動に便利な大阪梅田の中心部、堂島にあるシェアオフィス・レンタルオフィスです。
個室タイプのプライベートオフィスのほか、仕事の合間にリラックスできるラウンジ・カフェコーナーなど、気分に応じて働ける環境が整っています。
京阪本線や大阪メトロ御堂筋線「淀屋橋」駅から徒歩4分、京阪中之島線「大江橋」駅から徒歩3分。中之島や淀屋橋のビジネス街にもアクセス良好な好立地です。

【大阪堂島 ELK OSAKA UMEDA の詳細・内覧予約はこちら】
https://workingswitch-elk.com/osakaumeda/

神戸三宮駅から徒歩圏内の旧居留地エリアは、「ELK × SYNTH KOBE（エルク × シンス コウベ）」と、「ELK × SYNTH 神戸旧居留地25番館」のふたつの施設を展開しています。
市営地下鉄湾岸線「三宮・花時計前」駅から徒歩6分。JRや阪急、阪神三宮駅も徒歩圏内と抜群のロケーション。プライベートオフィスのメンバーは、専用のオフィススペースに加えて広々としたラウンジエリアやカフェスペース、オンラインミーティングに適したWEBブースも利用できます。人数に合わせて選べる会議室もあり、個別空調の個室スペースはカードキーによる入退室管理でセキュリティ面も万全です。

【神戸三宮 ELK × SYNTH KOBE の詳細・内覧予約はこちら】
https://workingswitch-elk.com/kobe/

【ELK × SYNTH 神戸旧居留地25番館 の詳細・内覧予約はこちら】
https://workingswitch-elk.com/kobe25/