「この支出は経費になるのだろうか」「どこまで経費として計上してよいのか分からない」と悩む個人事業主の方も多いのではないでしょうか。
個人事業主は、事業に必要な費用を経費として計上することで、所得税などの税負担を軽減できます。ただし、事業に関係のない支出まで経費にすると、税務調査で指摘を受ける可能性があるため注意が必要です。
この記事では、個人事業主が経費にできるもの・できないものを具体例とともに紹介します。
個人事業主の「経費」とは
経費とは、事業を営むために必要な費用のことです。
個人事業主は、売上から事業に必要な経費を差し引いた「所得」に対して所得税などが課税されます。
そのため、必要な支出を適切に経費として計上すれば、税負担を抑えることも可能です。
一方で、プライベートの支出を経費として計上することはできません。
不当に経費を増やして税金を少なくすることは認められていないため、「事業に必要な支出であるか」を基準に判断することが大切です。
個人事業主が経費にできるもの一覧
個人事業主が経費として計上できる主な勘定科目には、以下のようなものがあります。
| 勘定科目 | 具体例 |
|---|---|
| 租税公課 | 固定資産税、印紙税など |
| 水道光熱費 | 電気・ガス・水道 |
| 通信費 | スマホ代、ネット代 |
| 旅費交通費 | 電車代、宿泊費 |
| 広告宣伝費 | Web広告、チラシ |
| 接待交際費 | 取引先との会食 |
| 消耗品費 | 文房具、コピー用紙 |
| 外注費 | デザイン・ライティングなど |
| 地代家賃 | 事務所家賃 |
| 雑費 | その他少額の支出 |
このほかにも、事業内容によって修繕費や損害保険料、減価償却費などを計上できる場合があります。
個人事業主が経費にできるもの【具体例】
続いては、個人事業主が経費として計上できるもののうち、判断に迷いやすい支出について、具体例を紹介します。
家賃・水道光熱費
事務所を借りている場合の家賃は、原則として全額を経費にできます。
一方、自宅を仕事場として利用している場合は、家賃や電気代、水道代などを全額経費にすることはできません。 事業で使用している割合を基に「家事按分」を行い、事業利用分のみを経費として計上します。
例えば、自宅の3分の1を仕事専用スペースとして使用している場合は、家賃のおおよそ3分の1を経費にできます。
スマホ代・インターネット代
スマートフォンやインターネット回線も、事業で利用している分は通信費として経費にできます。
ただし、プライベートでも使用している場合は、事業利用分だけを家事按分して計上します。
例えば、仕事で7割、私用で3割使用しているのであれば、通信費の70％程度を経費として計上する方法が一般的です。
実際の利用状況に応じて、合理的な割合を設定するようにしましょう。
パソコン・文房具・事務用品
仕事で使用するパソコンや文房具、プリンター、コピー用紙なども経費になります。
文房具やコピー用紙などの消耗品は「消耗品費」として計上できます。
取得価格が10万円未満のパソコンやデスクも、一般的には消耗品費として認められるでしょう。
一方、取得価格が10万円以上のパソコンなどは、原則として一括で経費にするのではなく、減価償却によって数年に分けて経費計上します。
交通費・出張費
仕事で移動する際の電車代やバス代、タクシー代、高速道路料金などは旅費交通費として計上できます。
また、出張で宿泊した場合のホテル代や、出張に伴う交通費も経費になります。
ただし、観光や旅行などプライベート目的の支出は経費にはなりません。
出張と私用を兼ねている場合は、事業に関係する費用のみを計上する必要があります。
飲食代・接待交際費
取引先との打ち合わせや商談を兼ねた食事代は、接待交際費として経費にできます。
一方で、友人との食事や家族との外食など、事業に関係のない飲食代は経費になりません。
また、取引先との会食であっても、二次会以降の費用については経費として認められないケースがあるため注意しましょう。
広告費・ホームページ制作費
集客や販促を目的とした支出は、広告宣伝費として経費にできます。
例えば、以下のような費用が該当します。
- ホームページ制作費
- Web広告の掲載費
- SNS広告の配信費
- チラシ・パンフレットの制作費
- 名刺の作成費
事業の売上向上や認知拡大を目的としていることが明確であれば、広告宣伝費として計上しましょう。
個人事業主が経費にできないもの
事業に必要な支出であれば経費として計上できますが、プライベートの支出や個人的な負担は原則として経費にはできません。
ここでは、経費として認められない個人事業主の代表的な支出を紹介します。
所得税・住民税など個人が負担する税金
所得税や住民税など、個人事業主本人が負担する税金は経費にはできません。
これらは事業にかかる費用ではなく、個人に課される税金であるためです。
一方で、個人事業税や固定資産税（事業用資産に係るもの）、印紙税などは「租税公課」として経費に計上できる場合があります。
税金の種類によって扱いが異なるため、区別しておきましょう。
プライベートの生活費・日用品
食料品や日用品、衣類など、私生活で使用するものは経費にはできません。
例えば、スーパーで購入した食材や洗剤、家庭で使用する家具・家電などは、事業との関連性がないため、経費にできない支出です。
仕事でも使用するものを購入した場合は、事業で使用する割合のみを家事按分して計上する必要があります。
家族への給与（原則）
生計を共にする家族へ支払った給与は、原則として経費になりません。
ただし、青色申告を行っている場合は「青色事業専従者給与」の届出を提出し、一定の要件を満たせば、家族へ支払った給与を経費にできます。
白色申告の場合でも、「事業専従者控除」の適用を受けられるケースがあります。
家族へ給与を支払う予定がある場合は、事前に制度の内容を確認しておきましょう。
スーツ・私服など通常の衣類
仕事で着用するスーツや私服は、原則として経費にはできません。
スーツは仕事だけでなく冠婚葬祭やプライベートでも着用できるため、事業専用とは判断されにくいからです。
一方、飲食店や工場などで着用する制服や作業着、安全靴など、仕事専用で私生活では使用しないものについては経費として認められる場合があります。
事業に関係ない飲食代・交際費
友人との飲み会や家族との外食、趣味の集まりなど、事業に関係のない飲食代や交際費は経費にはできません。
また、取引先との食事であっても、事業との関連性を説明できることが重要です。
誰と、何の目的で利用したのかが分かるよう、領収書だけでなくメモなども残しておくと安心です。
個人事業主が知っておきたい「家事按分」とは
自宅で仕事をしている個人事業主は、「家事按分」の考え方を理解しておくことが大切です。
家事按分とは、自宅兼事務所で発生した家賃や光熱費などのうち、事業で使用した割合だけを経費として計上する方法です。
仕事と私生活の両方で使用する支出を適切に区分することで、正しく経費計上できます。
家事按分が必要になるケース
家事按分が必要になる代表的なものには、以下があります。
- 自宅兼事務所の家賃
- 電気代・ガス代・水道代
- スマートフォンの利用料金
- インターネット回線費用
- 自家用車の維持費やガソリン代
これらは仕事と私生活の両方で利用するケースが多いため、事業で使用した割合を基に経費を計算しましょう。
家事按分の計算方法
家事按分は、面積や使用時間など、合理的な基準で割合を算出します。
例えば、自宅の3分の1を仕事専用スペースとして利用している場合は、家賃の約3分の1を経費として計上できます。
また、仕事専用の部屋がない場合は、使用時間を基準に計算する方法もあります。 例えば、1日8時間・週5日仕事をしている場合は、1週間168時間のうち40時間を仕事で使用していることになるため、
40時間 ÷ 168時間 = 約23.8％
となり、家賃や電気代などの約23.8％を経費として計上できます。
按分率に明確な決まりはありませんが、税務署から説明を求められた際に合理的な根拠を示せるようにしておきましょう。
個人事業主が経費を計上するときの注意点
個人事業主の経費は、事業に必要な支出であれば計上できますが、証拠書類の管理や判断方法にも注意が必要です。
適切な管理を行うことで、確定申告や税務調査にも落ち着いて対応できます。
領収書・レシートを保管する
経費を計上するためには、その支出を証明できる書類を保管しておく必要があります。
領収書やレシートには、以下の内容が記載されていることを確認しましょう。
- 支払日
- 支払先
- 支払金額
- 但し書き
- 発行者
万が一、領収書を紛失した場合でも、レシートやクレジットカードの利用明細、振込明細書などで支払いを証明できるケースがあります。
また、電子帳簿保存法に対応していれば、電子データとして保存することも可能です。
経費にした理由を説明できるようにする
税務調査では、「なぜこの支出を経費にしたのか」を説明できることが重要です。
特に、接待交際費や旅費交通費などは、事業との関連性を確認されることがあります。
領収書だけでなく、「誰と会ったか」「何の目的だったか」といった内容をメモしておくと、後から説明しやすくなるでしょう。
迷った支出は無理に経費にしない
経費になるか判断が難しい支出も少なくありません。
迷った場合は自己判断で計上するのではなく、税理士へ相談したり、国税庁の情報を確認したりすることをおすすめします。
無理に経費として計上すると、修正申告や追徴課税の対象となる可能性もあるため、適切に判断することが大切です。
個人事業主の仕事場にコワーキングスペースがおすすめな理由
自宅を仕事場として利用している場合、家賃や水道光熱費、インターネット代などを経費として計上するには、家事按分を行う必要があります。
しかし、按分率を計算したり、事業利用割合を管理したりすることを負担に感じる方も少なくありません。
そのような場合は、コワーキングスペースを活用するのも一つの方法です。
コワーキングスペースとは、月額料金や利用料金を支払うことで利用できる仕事用のスペースです。
Wi-Fiや電源、複合機などの設備が整っているほか、会議室や商談スペースを利用できる施設も多く、快適な環境で仕事を進められます。
また、コワーキングスペースの利用料は、事業のために契約・利用している場合、原則として全額を経費として計上できます。
自宅のように家事按分を行う必要がないため、経費管理をシンプルにしたい個人事業主にも適しているでしょう。
仕事とプライベートの空間を分けられることで集中しやすくなり、生産性の向上につながる点もメリットです。
ほかの利用者との交流から、新たなビジネスチャンスが生まれることもあります。
個人事業主は経費を正しく計上して節税につなげよう
個人事業主は、事業に必要な支出を適切に経費として計上することで、税負担を軽減できます。
ただし、事業と関係のない支出は経費として認められないため、「事業に必要な費用であるか」を基準に判断することが大切です。
また、自宅兼事務所で仕事をしている場合は、家賃や水道光熱費、通信費などを家事按分して経費計上できます。
領収書やレシートなどの証憑を保管し、経費として計上した理由を説明できるようにしておけば、確定申告や税務調査にも落ち着いて対応しやすくなるでしょう。
自宅での経費管理や家事按分を手間に感じる場合は、コワーキングスペースを利用するのもおすすめです。
利用料を経費として計上しやすいだけでなく、設備の整った仕事環境を利用できるため、日々の業務効率や生産性の向上にもつながります。
大阪・堂島にある「WORKING SWITCH ELK（エルク）」は、個人事業主の方にもおすすめのコワーキングスペースです。
Wi-Fiや会議室などの設備が充実しており、集中して仕事に取り組める環境が整っています。
仕事場を見直したいと考えている方は、ぜひ一度利用を検討してみてはいかがでしょうか。
