リスクが多いオフィスの借り換え
経営者にとって「オフィスの賃料負担」は頭の痛い問題です。水道光熱費やオフォス備品費などのように「節約・削減」を臨機応変に行うこともできません。オフィス賃料を下げるには、①現在賃借中のオフィスの賃料引き下げを貸主に交渉する、②現在よりも賃料の安いオフィスに転居する、③現在賃借中のオフィスの一部を解約する、の3つの方法が考えられます。しかし、①の場合には、貸主との関係性が悪化しかねないという懸念があります。また「あの会社は賃料減額を申し入れた」という情報がどこからか漏れる可能性も懸念されます。それを金融機関や取引先などに知られたら信用不安が起きるかもしれません。
②の場合は、最終的にはコスト削減につながりますが、現在賃借しているオフィスの原状回復費用、転居費用、新オフィスの保証金など一時的にまとまった資金が必要なのがネックとなります。また新旧オフィスビルの立地やグレードに大きな格差があると、やはり取引先などに「あの会社は経営状態がよくないのでは」という印象を持たれかねませんし、従業員のモチベーションが下がり、業務に支障が生じる可能性もあります。
それらに比べて比較的デメリットが少ないのは③です。現在のビルをそのまま利用できますので、対外的には賃料を削減したことがわかりにくいという特徴があります。これを象徴するサービスが「貸し会議室」です。「企業が自前で用意していた会議スペースを『必要なときだけ借りる』ことで、その部分の賃料を固定費から変動費にする」という発想の転換に基づくビジネスです。コスト削減だけでなく、「無駄な会議が減る」「会議が短時間で終わるようになる」というメリットも生じます。
オフィス賃料を「固定費」から「変動費」に
この貸し会議室と同様の考えで近年広がりを見せているのがシェアオフィス・コワーキングスペースの活用です。つまり会議室同様に、従業員の執務スペースも変動制にしてしまおうという考えです。企業にとって従業員の数は常に一定ではありません。特に、極端な繁忙期があったり、大規模なプロジェクトに係わったりする企業では、限られた時期だけ契約・派遣社員を雇ったり出向・応援社員を受け入れたりなどしてオフィス内で働く人の数には増減が生じます。また、あまり好ましいことではありませんが、離職率の高い業種・職種でも、オフィス内の人数には大きな変動が生じることがあります。こうした場合に「最も人が多い状態」に合わせてオフィススペースを確保してしまうと、人が少ない時期には無駄なスペースが生じてしまいます。
逆に人が少ない時期に合わせてオフィススペースを賃借し、繁忙期などはシェアオフィス・コワーキングスペースを活用すれば、固定費は最小限に抑えられ、その後に人がどれだけ増加しても柔軟に対応できます。この際、本来のオフィスと同じビル内にあるシェアオフィス・コワーキングスペースを利用すれば、スタッフ間の連絡も密に行えますし、シェアオフィス・コワーキングスペースを利用する人のモチベーションも維持することができます。このようにシェアオフィス・コワーキングスペースは「雇用の調整弁」としての役割を果たすことが可能です。
