働き方の多様化や社会情勢の変化に対応するため、従業員がさまざまな場所に分かれて働く「オフィス分散」を行う企業が増えています。
この記事では、オフィス分散の効果、メリット・デメリットについて分かりやすく解説します。
オフィス分散とは
オフィス分散とは、従業員が働く場所を複数に分散させることを指します。
場所に捉われずにオフィス以外で仕事をする「テレワーク」や、自宅で仕事をする「在宅勤務」、本社以外の場所にオフィスを設置する「サテライトオフィス」なども、オフィス分散に該当します。
支社や支店、営業所など、営業拠点を分けることもオフィス分散の一種ではありますが、近年注目を集めているのは従業員の働きやすさを重視し、郊外や地方などにオフィスやワークスペースを設置するスタイルです。
オフィス分散によるメリットは？5つの効果
オフィス分散には、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、オフィス分散で得られる５つの効果について紹介します。
災害や緊急時のリスク回避
日本では、近年特に大規模な自然災害が発生しており、地震や台風、大雪などによって企業の中枢機能が麻痺するケースも少なくありません。
オフィスを複数に分散することで、災害や緊急時においても重要な機能を停止させることなく、企業の継続性を確保できるというメリットがあります。
例えば、地震や台風などの自然災害は特定のエリアで発生するケースが多いため、オフィス分散することで、緊急時に他のオフィスに機能を移すということが可能となります。
仮に本社機能が麻痺した場合でも、業務が完全に滞るということはなくなり、複数のオフィスでカバーすることで、事業を継続することができます。
コスト削減につながる
オフィス分散をすることは、企業のコスト削減につながるというメリットもあります。
都市部で広めの賃貸オフィスを借りるとなると、初期費用はもちろん、家賃や水道光熱費などのランニングコストだけでもかなりの金額になります。
しかし、オフィスを複数に分散すれば、一つひとつのワークスペースをコンパクトにできるため、かかる費用も最小限に抑えることが可能です。
また、従業員の働きやすさを重視してオフィス分散を行う場合、シェアオフィスやレンタルオフィスを活用したサテライトオフィスの導入もおすすめです。
デスクや椅子、インターネットなどのインフラ設備がそろったオフィスを利用することで、初期費用を抑えてすぐに仕事ができるというメリットがあります。
生産性の向上
オフィスの分散は、生産性の向上にもつながると期待されています。
従業員がそれぞれ自宅に近いオフィスで働けるようになれば、通勤時間を削減することが可能です。仮に従業員1人あたり1時間の通勤時間と考えた場合、往復では2時間分がかからなくなるため、通勤にかかる疲労を軽減できるのはもちろん、その時間を有効に活用できるようになるのです。
社員の疲労やストレスを解消してあげることで、仕事に対する集中力が高まれば、企業としての生産性や業績の向上も見込めるでしょう。
従業員満足度の向上
オフィス分散による通勤時間の削減は、従業員のワークライフバランスの充実につながります。
これまで通勤にかけていた時間を育児や介護、勉強や趣味などの時間に充てることができるため、従業員満足度の向上や離職率の低下につながるメリットも期待できます。
また、採用活動においても、従業員が働きやすい環境作りに力を入れているということをアピールできるため、優秀な人材を確保しやすくなります。
エリア拡大がしやすい
オフィス分散は、従業員の働きやすさを重視して行うケースが多いですが、それに付随してエリア拡大を目指すことも可能です。
オフィスが各地にあることで、これまで進出できなかったエリアへの営業活動も行いやすくなり、地域との新たな出会いも生まれるかもしれません。
思わぬところでビジネスチャンスを掴める可能性もあり、商圏拡大の効果も期待できるでしょう。
オフィス分散にデメリットはある？
オフィス分散には5つのメリットがあることを紹介しましたが、もちろんデメリットも存在しています。
ここからは、オフィス分散におけるデメリットについても紹介していきます。
導入コストがかかる
オフィス分散をするにあたって注意したいのが、導入時にかかるコストです。
新たなオフィスやワークスペースを複数探し、それぞれ初期費用を支払って契約するとなると、一定のコストがかかることを理解しておかなければいけません。
また、通常の賃貸オフィスは、初期費用だけではなく、解約時にも原状回復などの費用がかかります。
大規模なオフィスを縮小化することで、長期的に見ればコスト削減にはつながるものの、一時的に大きな費用がかかる可能性もあるので、しっかりと検討する必要があるでしょう。
分散するオフィスやワークスペースとしては、シェアオフィスなどのサービスオフィスを利用すると、コスト削減につながります。
遠隔コミュニケーションが必要
オフィス分散をすると、すべての従業員が同じ場所に集まる機会は大幅に減ることになります。
コミュニケーション不足に陥りやすくなったり、他のオフィスとの情報共有が不十分になったりする可能性もあるので、組織力が低下しないように注意が必要です。
例えば、社内SNSなど気軽にやり取りできるチャットツールを導入したり、オンライン会議などで積極的に交流するなど、情報共有をスムーズに行い、効率良く遠隔コミュニケーションを図れる方法を模索していきましょう。
オフィス分散に最適！大阪・堂島のシェアオフィスはエルクにご相談ください
多様な働き方ができるようになった今だからこそ、災害や緊急時のリスク回避、優秀な人材の確保や生産性向上などが期待できる「オフィス分散」を検討してみてはいかがでしょうか。
大阪・堂島にある「WORKING SWITCH ELK（エルク）」は、繁華街（梅田・北新地）やビジネス街（中之島・淀屋橋）からのアクセスにも優れており、京阪・大阪メトロ御堂筋線淀屋橋駅から徒歩4分という便利な立地にあります。
オフィス分散に利用しやすいシェアオフィスで、住所利用や法人登記も可能なため、本社移転を検討する際の候補にもなるのではないでしょうか。
また、専用オフィスとして利用できる個室や、個別ブースとなる専用デスク席があるほか、オープンスペースのコワーキングスペース、会議室なども備わっています。
従業員1人から利用でき、人数を増やしたり減らしたりも柔軟に対応できるのがメリットです。
オフィス分散のためにシェアオフィスを活用したい、費用を抑えたいという方は、ぜひお気軽にエルクまでご相談ください。
