テレワークやリモートワークが普及するとともに、共同オフィスで仕事をする人が増えています。
この記事では、共同オフィスとは何か、主な種類やメリット・デメリット、選び方について解説します。
共同オフィスとは
共同オフィスとは、複数の企業や個人がオープンなワークスペースをシェアして利用するオフィス施設を指します。
ほとんどの共同オフィスには、デスクや椅子といったワークスペース、Wi-Fi環境やOA機器など、基本的なオフィス設備が整っています。
そのため、PCを持ち込むだけですぐに仕事ができるのが、共同オフィスの大きなメリットです。
共同オフィスの主な種類
一般的な共同オフィスの種類は、以下の2つです。
シェアオフィス
シェアオフィスは、複数の企業や個人が1つのオフィスを共同で利用するタイプのオフィス施設です。個室や半個室、個人席などがあり、専用スペースを月額契約で利用するのが一般的です。
郵便物の受け取りや法人登記ができる施設も多いため、スタートアップ企業のオフィスやサテライトオフィスなど、さまざまな用途で使うことができます。
シェアオフィスについてもっと詳しく知りたい方は、「シェアオフィスとは？メリットや選び方、コワーキングスペースとの違いを解説」をご覧ください。
また、シェアオフィスと似たサービスとして、レンタルオフィスがあります。 シェアオフィスとレンタルオフィスの違いについては、「シェアオフィスとレンタルオフィスの違いを比較！どっちがおすすめ？」で詳しく説明しています。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、オープンなワークスペースを複数の企業や個人が利用するタイプの共同オフィスです。
座席指定のないフリーアドレス制で、月額契約での利用以外にドロップインと呼ばれる都度払い制の料金システムがあります。
また、コワーキングスペースは多種多様な職業の人が利用するため、ワークショップやセミナーなどを開催することが多く、他業種との交流を深める場としても活用されています。
コワーキングスペースについては、「コワーキングスペースとは？利用するメリットや課題について」で詳しく説明しています。共同オフィスを利用するメリット
ここからは、共同オフィスを利用するメリットを紹介します。
初期費用を削減できる
通常の賃貸オフィスを借りる場合、敷金や保証金など、賃料の6～12ヶ月分相当の初期費用がかかるのが一般的です。
さらに、オフィスとして使うためには
- 内装工事
- オフィス家具の購入
- OA機器の購入
- インターネット回線の開設
などが必要で、それぞれ費用がかかります。
共同オフィスであれば、これらはほとんど揃っているため、初期費用を大幅に削減することができます。
また、工事も不要なため、契約後すぐに仕事をスタートできるのも大きなメリットです。
固定費を削減できる
賃貸オフィスを借りる場合、初期費用以外に、毎月の賃料・水道光熱費・通信費などを支払う必要があります。
一方で、共同オフィスの場合、賃料・水道光熱費・通信費などは月額利用料に含まれるケースがほとんどです。
特に、共同オフィスのなかでもコワーキングスペースは、月額料金制とドロップイン制（都度利用）の2種類があります。ワークスタイルに合わせて適切な料金プランを選べるため、余分なコストをかけることなく、固定費を抑えながらオフィスを利用できます。
拡大・縮小がしやすい
一般的な賃貸オフィスの場合、1～2年単位で契約することがほとんどです。
しかし、特にスタートアップ企業の場合、事業の拡大に合わせて従業員を増員していくと、すぐに手狭になってしまうこともあります。
共同オフィスの場合、年単位でしか契約できないケースは非常に少なく、短期間での契約も可能です。また、空きがあれば広い部屋に移ることもできるため、オフィスの拡大・縮小が自在にできるのもメリットです。
立地が良い
共同オフィスは、主要駅の近くやビジネス街などの交通アクセスが良い立地にあることが多いです。
一等地に仕事場をもてるため、営業活動をするにあたって、有利に働くこともあるかもしれません。
共同オフィスを利用するデメリット
ワークスペースを最小限の費用で利用できる共同オフィスは、多くの企業や個人が活用しています。
しかし、実際に利用する際は、デメリットについても理解しておくことが必要です。
他の利用者への配慮が必要
共同オフィスは、当然ながら自社のメンバー以外の個人や企業が利用しています。
他の利用者への配慮が必要なため、大きな声で部下に指示をしたり、デスクで同僚と談笑したりはできません。
電話やオンライン会議が多い場合は、フォンブースが備わった共同オフィスを選ぶようにしましょう。
周囲の音が気になることも
共同オフィスでは、お互いに配慮しながら仕事をします。
しかし、ときにはキーボードをたたく音や書類をめくる音、電話の通知音など、周囲の音が気になることもあるでしょう。
その程度の音であれば賃貸オフィスでもさほど変わりませんが、より静かな環境で仕事に集中したい場合は、個室や固定席を契約するのがおすすめです。
共同オフィスの選び方
共同オフィスの数は、大都市を中心に年々増加傾向にあり、施設によって設備やサービスはさまざまです。
ここからは、共同オフィスの選び方について紹介します。
アクセスの良さ
共同オフィスを探すときは、アクセスの良さをチェックしましょう。
駅の近くにある共同オフィスであれば、営業のために外出をしたり、商談のために取引先が訪問したりしやすいです。
設備やサービス
共同オフィスには、デスクや椅子、Wi-Fi環境やOA機器が備わっているのが基本です。
また、施設によってオプションサービスは異なるため、比較しながら検討しましょう。
例えば、フリードリンクサービス、アメニティの貸出、郵便物の受取・発送代行などをしてくれるオフィス施設は人気があります。
スタッフの有無
無人運営の共同オフィスもありますが、スタッフが常駐しているオフィスのほうが、衛生管理やサービスは充実しています。
来客対応や会議室でのティーサーブをしてくれたり、郵便や宅急便の受取代行もしれくれるため、特に少人数の企業にとっては重宝するでしょう。
セキュリティ面
共同オフィスを選ぶときは、セキュリティ面も忘れずに確認しましょう。
大事な書類を保管できる専用ロッカーを借りられたり、周囲に聞かれたくない話をするときは、個室やブース、会議室など、専用スペースが利用できるオフィスのほうが便利です。
利用時間
共同オフィスによっては、利用時間に制限がある施設もあります。
曜日によって利用時間が異なる場合もあるので、事前にしっかりとチェックをしておきましょう。
大阪・堂島の共同オフィスは「エルク」にご相談ください
共同オフィスは、複数の企業や個人とオフィス施設をシェアできるので、初期費用や固定費を大幅に抑えられるというメリットがあります。従業員の増員・減員に応じて、オフィスの拡大・縮小も柔軟に行うことができ、無駄なコストをかけずにスムーズな移転ができるのも嬉しいポイントです。
大阪・堂島にある「WORKING SWITCH ELK（エルク）」は、京阪本線・大阪メトロ御堂筋線淀屋橋駅から徒歩4分の立地にある共同オフィスです。
個室やデスク席などのプライベートエリアは24時間、年中無休でご利用可能で、住所利用・法人登記も可能な施設となっています。
フォンブース（個室）や会議室といったセキュリティに配慮した設備もそろえているので、会議や電話など周りに聞かれたくない会話も安心して行えます。
また、スタッフも常駐しているので、来客対応やティーサーブ、荷物のお預かりなどさまざまなサービスにも対応しています。
大阪での共同オフィスの利用をお考えの方は、ぜひエルクにご相談ください。
