オフィス移転のスケジュールは、一般的に6～8ヶ月ほどかかるケースが多いですが、シェアオフィスを上手に活用することで、期間を短縮することも可能です。
この記事では、オフィス移転の進め方と基本的なスケジュール、より短期間でオフィス移転を完了したい企業向けに、シェアオフィスの活用方法を解説します。
オフィス移転の準備はいつから始めるべき？
オフィス移転は、旧オフィスの解約・原状回復と移転先オフィスの契約・内装工事や引っ越し準備などを、すべて同時に進めなければいけません。やらなければならないことがたくさんあるため、スケジュールにはできるだけ余裕を持って計画したほうが良いでしょう。
特に賃貸オフィス物件の場合、６ヶ月前にオーナーやビル管理会社へ解約通知を出すのが一般的なため、オフィス移転の準備は遅くとも６ヶ月前からがスタートだと考えておきましょう。
オフィス移転の進め方とスケジュール
ここからは、オフィス移転の具体的な進め方とスケジュールを紹介します。
【6ヶ月前】移転計画を立てる
オフィス移転の6ヶ月前には、移転計画と全体的なスケジュールを策定しましょう。
オフィスの移転計画を立てるときは、まず移転の目的と条件を明確化します。
オフィス移転の目的は企業によってさまざまですが、旧オフィスの課題点を洗い出したり、エリアや内装、レイアウトといった移転後に実現したいことを書き出したりすることで、移転先のオフィスの条件を絞りやすくなるでしょう。
また、同時に旧オフィスの原状回復や解約に関する条件を把握するために契約書をチェックして、各種契約や工事日程、引越し日程など、オフィス移転の全体的なスケジュールを決めていきます。
【5～6ヶ月前】旧オフィスの解約・移転先オフィスの契約
オフィス移転の5～6ヶ月前には、旧オフィスの解約と移転先オフィスの契約を行います。
旧オフィス管理会社への解約通知は、6ヶ月前まで出しておかないと契約が成立しないケースもあるので、忘れないようにしましょう。契約期間中に原状回復を行う必要があるため、契約書をチェックして、原状回復をどこまで行うかを確認しておくことも大切です。
また、移転先となるオフィスが見つからないまま旧オフィスを解約してしまうと、最悪の場合、働く場所を失ってしまうことにもなりかねません。移転先となるオフィスの物件調査と選定、条件交渉、契約についても、この時期を目安に同時に進めておけるとベストでしょう。
【4～5ヶ月前】移転先オフィスの内装デザイン・レイアウト決定
移転先オフィスとの契約が完了したら、オフィス移転の4～5ヶ月前には内装デザインやレイアウトを決めておきましょう。新たに必要なオフィス什器や機器がある場合は、納品までに時間がかかるケースもあるため、早めの手配がおすすめです。
【3～4ヶ月前】移転先オフィスの内装工事
オフィスの内装工事は、オフィス移転の全体スケジュールに大きく影響します。
内装デザインやレイアウトによっては、工事に2～4ケ月程度の期間が必要となる場合もあるため、遅くとも3～4ヶ月前には進めておくことが大切です。
【3ヶ月前】オフィス移転スケジュールの社内通達
オフィス移転の3ヶ月前になったら、引越し等の具体的なスケジュールを社内に通達しましょう。
移転先オフィスの電話番号や住所も共有し、同時に取引先への案内状作成や通知のスケジュールも決めておくと良いでしょう。
【1～2ヶ月前】移転先オフィスの電気・LAN工事
移転先オフィスの電気・LAN工事は、内装工事が終わった後に行うのが一般的です。
ただし、電話やインターネット回線の開通は、申込みから1ヶ月程度かかる場合もあるため、遅くとも1～2ヶ月程度前に余裕をもって行いましょう。
【1ヶ月前～移転当日】引越し準備・引越し作業
オフィス移転の1ヶ月前～移転当日は、引越し準備や引越し作業を行います。
引越し当日のスケジュールや作業分担は1ヶ月前に確認し、新たに発注したオフィス什器や機器の納品スケジュールも調整しておくようにしましょう。
【移転後2週間】オフィス移転に関連する届出
オフィス移転に関連する各種届出は、オフィス移転後2週間以内に行う必要があります。
法務局や税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署など、さまざまな届出が必要となるため、あらかじめ準備をしておき、遅滞なく提出しましょう。
【移転後1ヶ月間】旧オフィスの原状回復工事
旧オフィスの原状回復工事は、オフィス移転後にスタートして、1ヶ月以内に完了させるのが一般的です。
移転後速やかに工事をスタートできるように、あらかじめ業者と打ち合わせをしておきましょう。
オフィス移転のスケジュールを短縮する方法
オフィス移転のスケジュールは、移転先が決まってから実際に引っ越すまでに4～5ヶ月程度かかることも珍しくありません。これは、移転先オフィスの内装工事やレイアウト工事、電気・LAN工事、オフィス什器や機器の手配などに時間がかかってしまうからです。
そのため、オフィス移転の際は、最初にしっかりとスケジュールを立てたうえで、その計画通りに進めていけるかが成功の鍵となるでしょう。
しかし、オフィス移転に6ヶ月以上の期間をかけられないというケースもあります。
何らかの理由で今すぐオフィスを移転しなければならない場合や、現在のオフィスは残したうえで、増床のために新たなオフィスを契約したいという場合は、シェアオフィスを活用することで、オフィス移転スケジュールを短縮することが可能です。
シェアオフィスとは、1つのオフィスを複数の企業や個人で共同利用するという新たなスタイルのオフィス空間です。
デスクやチェアといったオフィス家具、複合機などのOA機器、電気やインターネット回線もすでに備わっているため、内装工事などに時間をかける必要がなく、契約をしたその日から利用できるというメリットがあります。
短期契約も可能なため、移転先オフィスの内装工事が終わるまでの期間にシェアオフィスを利用したり、テレワークが普及した昨今では、通常の賃貸オフィスではなくシェアオフィスを移転先として選ぶ企業も増えています。
シェアオフィスのメリットについては、以下の記事もご覧ください。
https://workingswitch-elk.com/column/detail/44
シェアオフィスと賃貸オフィスの違いについては、以下の記事もご覧ください。
https://workingswitch-elk.com/column/detail/48
大阪・堂島のシェアオフィスは「エルク」にご相談ください
オフィスの移転、最初にしっかりとスケジュールを立てたうえで、計画に沿って進めることが大切です。賃貸オフィスに移転する場合は、遅くとも6ヶ月前から準備を始める必要があるでしょう。
また、オフィス移転をスムーズに素早く進めるには、短期間の利用も可能なシェアオフィスの活用がおすすめです。シェアオフィスを活用することで、オフィス移転にかかる時間や費用の大幅な圧縮につながるほか、移転後もすぐに仕事に取り掛かることができて無駄がありません。
「WORKING SWITCH ELK（エルク）」は、大阪・堂島にあるシェアオフィスです。
京阪・大阪メトロ御堂筋線淀屋橋駅から徒歩4分という好立地にあり、梅田や北新地などの繁華街、中之島や淀屋橋といったビジネス街からのアクセスにも優れています。
エルクには開放感あふれるコワーキングスペースエリアと、洗練されたプライベートエリア空間（シェアオフィス）が設けられていて、目的や用途に合わせた利用が可能です。
もちろん住所利用や法人登記もできるため、オフィス移転にシェアオフィスを活用する際は、ぜひエルクにお気軽にお問い合わせください。
